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Onboarding : what is it ?
On peut définir l’onboarding comme étant une période durant laquelle un nouveau collaborateur va être intégré dans le collectif de l’entreprise. Cette période débute dès la signature de sa promesse d’embauche et s’étend à minima jusqu’à la fin de sa période d’essai.
Onboarding : pourquoi est-ce une étape clé ?
L'intégration d’un nouveau salarié au sein de l’entreprise est une étape importante tant pour l’employeur que pour l’employé. L’onboarding est une roadmap qui détermine les actions à mettre en place pour permettre à la nouvelle recrue de :
- Comprendre son rôle au sein de l’entreprise
- Créer des liens avec ses collègues
- S’approprier la culture de l’entreprise
- Se familiariser avec son environnement de travail
Ces actions se doivent d’être réussies afin que le nouveau collaborateur :
- Se sente considéré et intégré
- Soit performant rapidement dans son travail
- Décide de poursuivre l’aventure plus longtemps
Avantages d’un onboarding réussi
Obtenir l’adhésion des collaborateurs
En restant à l’écoute des besoins de leurs nouveaux collaborateurs lors de la phase d’intégration, les entreprises font naître une plus grande motivation qui se répercute sur la productivité du salarié.
Impact positif sur la marque employeur
Les meilleurs ambassadeurs de l'entreprise sont les salariés. Il est important de travailler sur la première impression : c’est celle qu’on retient d’un environnement. Un programme d’onboarding bien préparé aura un impact positif sur la marque employeur, ce qui est une grande valeur ajoutée notamment aujourd’hui avec la digitalisation car les plateformes de notation des entreprises font partie des outils qui véhiculent l’image de l’entreprise à l’extérieur.
Meilleure rétention des salariés
Le taux de départ pourrait être considérablement réduit si les entreprises décidaient d'allonger la durée de leur processus d’intégration. Qui dit une meilleure rétention, dit des économies sur le long terme pour l’entreprise pour qui les intégrations de nouveaux salariés représentent un coût. Les premiers mois passés dans l’entreprise à travers la période d’essai sont très souvent les plus décisifs pour la nouvelle recrue qui va se faire une opinion de l’entreprise et ensuite décider ou non de continuer l’aventure.
Selon une étude, 40% des salariés très récemment recrutés auraient envisagé de quitter leur emploi pendant leur période d’essai et environ 65% des entreprises n’ont pas de processus d’intégration clairement défini.
Engagement fort dans la culture de l’entreprise
Les premiers jours, les salariés sont un peu comme des écoliers un peu excités, stressés de devoir intégrer une culture où ils vont vouloir faire la différence dans l’entreprise. La mise en place de l’onboarding va permettre aux collaborateurs de détenir les clés pour réussir, s’approprier la culture d’entreprise et s’engager dans ses valeurs.
Télétravail VS onboarding : check-list
Malgré la crise sanitaire et une baisse d’activité dans certains secteurs d’activité, les entreprises continuent de recruter. Avec un effectif majoritairement en télétravail dans certaines entreprises, la digitalisation du processus d’onboarding est-elle possible ? La réponse est oui, mais comment ?
S’assurer que tout est prêt pour le jour J
Matériel professionnel (ordinateur… ) et tous les éléments nécessaires (email professionnel, accès VPN, identifiants, mots de passe…) doivent être prêts pour que votre nouvel employé soit opérationnel dès le premier jour.
Annoncer l’arrivée à tous les collaborateurs
Quand les collaborateurs sont sur site, l’annonce de l’arrivée d’une nouvelle recrue se fait en général grâce au bouche-à-oreille. En cette période, il est important d’officialiser davantage cette arrivée en l’intégrant par exemple dans une newsletter interne ou en rédigeant un email groupé à destination de tous les collaborateurs de l’entreprise.
Planifier des sessions d’accueil avec les équipes en visio conférence
Programmer des sessions d’accueil permettra de créer un premier contact visuel avec les collègues. Elles permettront de faire un tour de table virtuel des fonctions occupées par chacun des participants. Des sessions individuelles peuvent aussi être organisées, un moyen qui permettra au nouveau collaborateur de s’exprimer peut-être plus facilement. La session organisée avec le service RH va aussi permettre de faire un point sur les formalités administratives à effectuer, présenter les process RH et lever les interrogations sur les pratiques dans l’entreprise.
Managers : soyez présents
Les premiers jours sont riches en informations pour le nouveau collaborateur. Les managers sont là pour accompagner et répondre aux questions pour éviter qu’un climat d’incompréhension ne s’installe. Prendre régulièrement des nouvelles et diminuer la fréquence petit à petit sans pour autant totalement disparaître 😉
Le tutorat/parrainage
Désigner un tuteur/parrain est un bon moyen d’accompagner la nouvelle recrue pendant sa phase d’intégration. C’est le référent disponible et volontaire qui va l’aider à s’approprier la culture d’entreprise, s’intégrer dans son groupe d’appartenance. Il est chargé de répondre aux questions posées sur les pratiques, les habitudes dans l’entreprise.
Prévoir et communiquer un programme de formation
Dès son arrivée dans l’entreprise, il est important que la nouvelle recrue sache où elle va. Le nouveau collaborateur va avoir besoin d’un guide dans un environnement inconnu et va se sentir réellement impliqué dès le premier jour si les managers lui programment par exemple des sessions de formation sur les deux prochaines semaines à venir.
Proposer des e-events
Plusieurs solutions sont possibles : proposer un e-dej’, un e-café ou encore un e-afterwork. La nouvelle recrue va ainsi pouvoir échanger avec des collègues avec lesquels elle ne travaille pas directement.
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Sources d'inspiration pour l'article :
https://www.helloworkplace.fr/integration-collaborateur/
https://www.eurecia.com/blog/reussir-onboarding-distance-7-conseils/
https://blog.hunteed.com/onboarding-une-integration-reussie/