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Outre la santé/sécurité au travail qui a été la première préoccupation des ressources humaines en 2020, ces dernières ont dû également repenser leur façon de travailler à distance pour continuer à accompagner les collaborateurs et mieux s’adapter aux changements des méthodes de travail. Non seulement les collaborateurs ont été impactés par la digitalisation, mais les métiers aussi se sont transformés petit à petit, aux rythmes numériques.
Digitalisation des Ressources Humaines : mais de quoi parlons-nous concrètement ?
Est-ce la numérisation des documents ? Recruter par Internet ? Utiliser des logiciels en ligne ?
À l’ère où la dématérialisation des données et des documents devient la norme, les ressources humaines n’échappent pas à la règle. Les entreprises décident donc de numériser les différents aspects du département, ce que nous pouvons appeler la digitalisation des RH.
Ciao les dossiers du personnel qui débordent de paperasses, aujourd’hui, un ordinateur et un partage sur le workflow peuvent suffire pour gérer en toute simplicité les fonctions RH. Une méthode de travail en adéquation avec le télétravail qui a occupé en 2020 une place importante.
Mais la définition simple donnée à la digitalisation des RH est très réductrice, car au final, elle cache de nombreux enjeux.
Les enjeux de la digitalisation
Quand on parle de digitalisation des RH, les entreprises peuvent en premier lieu penser à la dématérialisation de documents ou bulletins de paie. Certes, l’enjeu est de réduire le volume de papier distribué et stocké dans les entreprises (ESV Digital collabore avec Digiposte) mais derrière se cachent des challenges majeurs :
Améliorer les processus
En optant pour la digitalisation des RH et la dématérialisation des données, les entreprises vont limiter les risques de perte de documents, d’oublis d’envois dans les délais, quelle que soit la fonction RH (recrutement, paie, formation, gestion des temps, des congés …). L’enjeu est donc d’améliorer la gestion et la fiabilité de leurs processus internes.
Développer et soigner son e-réputation dans le cadre d’une démarche RSE
Oui, nous avons vu qu’avec la digitalisation des RH, les entreprises diminuent de manière importante ses impressions papier en dématérialisant les bulletins de salaire, les demandes de congés, les notes de frais, numérisant les dossiers du personnel etc, des actions qui doivent être soulignées dans le cadre de sa démarche RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises). L’objectif est de véhiculer aux partenaires une dynamique d’entreprise éco-responsable, une manière d’améliorer sa marque employeur et son e-réputation pour attirer de nouveaux talents. De même, le travail effectué sur la digitalisation des ressources humaines en termes de recrutement favorisera davantage l’accroissement de l’e-réputation. Chez ESV Digital, Glassdoor, Welcome to the Jungle, les pages employeur des sites de recrutement et nos alternants sont nos principaux canaux de recrutement.
Des gains de productivité
L’automatisation de nombreuses tâches administratives chronophages est dans le viseur de la digitalisation. Un gain de temps pour se consacrer davantage sur le cœur de métiers des gestionnaires RH : l’humain, à travers la gestion des talents, le recrutement, l’onboarding, la qualité de vie au travail, la santé au travail, etc.
Améliorer la qualité de vie au travail
Selon un sondage TNS Sofres réalisé sur le travail et l’ère du numérique, le numérique impacte favorablement la qualité de vie au travail pour 85 % des salariés et 90 % des chefs d’entreprise.
Les salariés se sentiront plus heureux et plus épanouis dans leurs missions si les entreprises facilitent l’accès à l’information, améliorent la communication, réduisent les temps d’envoi, de traitements et de réponses des demandes, en favorisant de nouvelles organisations de travail (télétravail par exemple). La digitalisation des RH est donc un enjeu dans le domaine de l’amélioration de la qualité de vie au travail par le bien-être en entreprise.
Pour toutes les fonctions ou pas ?
La gestion des Ressources Humaines est composée du mot humain. Même si la digitalisation est plus ou moins accessible à l’ensemble des fonctions RH, elle ne remplacera en aucun cas notre manière d’agir, de décider. Il faut voir la digitalisation comme un support et non comme une machine qui va prendre des décisions à votre place.
Les entreprises vont donc davantage orienter la digitalisation pour :
- Gérer les dossiers du personnel (rappel des dates clés : date de fin des périodes d’essai, envoi des contrats de travail… )
- Gérer et envoyer les bulletins de paie
- Suivre le bien-être des salariés
- Automatiser et générer des indicateurs de performance RH
- Gérer des campagnes de recrutement
OK pour la digitalisation RH, mais comment ?
Se doter d’un SIRH (Système d’information de gestion des Ressources Humaines) est indispensable pour réaliser la digitalisation du service. Son objectif est de centraliser toutes les données nécessaires pour fluidifier les actions possibles via le système. Les modules activés vont déprendre du besoin éprouvé par les entreprises. Dans sa globalité, un SIRH permet de gérer la paie, la gestion des absences, la gestion des activités, les notes de frais, les dossiers administratifs des salariés, les tableaux de bord, etc.
ESV Digital collabore avec Eurécia, Welcome Kit (Welcome to the Jungle) et ADP.
Il existe de nombreux autres outils de la digitalisation des RH tels que :
- Les plateformes de formation en ligne
- Les plateformes de travail collaboratif
- Les applications réseaux et Internet
En 2020, la covid 19 a accéléré la digitalisation des RH. La crise sanitaire a été un révélateur de la maturité digitale des entreprises. Aujourd’hui, les entreprises ont conscience qu’elles se trouvent dans un environnement instable et imprévisible, il est donc important de réfléchir et de transformer sa gestion des RH à l’ère du digital.
https://culture-rh.com/digitalisation-rh-definition-enjeux-attentes-exemple/
https://www.eurecia.com/blog/la-digitalisation-RH/